PERUSAHAAN
tanpa perencanaan sama dengan merencanakan kegagalan. Begitu sering kita
dengar, oleh karena itu perencanaan menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan
dari perjalanan dan perkembangan sebuah perusahaan.
Plan
your work; work your plan. Rencanakan apa yang
akan Anda kerjakan, dan kerjakan apa yang Anda rencanakan. Banyak rencana yang
disusun sekadar untuk memenuhi kewajiban dan kelaziman, namun setelah itu
disimpan dengan rapi sebagai arsip dan kemudian dalam praktiknya mengerjakan
sesuatu yang lain atau berbeda sama sekali. Rencana yang dibuat bukanlah rencana
kalau tidak dilakukan atau dikerjakan. Sebuah rencana menjadi rencana ketika
rencana itu dikerjakan.
Perencanaan
dibuat untuk mempermudah kita bekerja, merupakan hasil analisa dan pemikiran
sebelum terjadi, sehingga kita tidak lagi harus berpikir keras ketika sedang
menjalankan rencana itu. Banyak yang membuat rencana tetapi tidak mempermudah
bahkan mempersulit apa yang dapat dilaksanakan.Oleh karena itulah penting
sekali bagi kita membuat perencanaan yang matang,rinci,komprehensif mencakup
banyak bahkan semua faktor yang terkait.
Dengan
kata lain, semua yang harus dipikirkan telah dipikirkan dan pada waktu
menjalankan tidak perlu lagi berpikir terlalu keras dan terlalu lama sehingga
dapat berkonsentrasi pada pelaksanaan yang maksimal atau optimal. Gill
Ringland, penulis buku Scenario
Planning (John Wiley, 1997), memberikan tips bagaimana sebaiknya
kita menyusun perencanaan skenario, yang didefinisikan oleh Michael Porter
sebagai an internally consistent view
of what the future might be, not a forecast but one possible future outcome atau
pandangan secara internal tentang masa depan yang akan terjadi, bukan sebuah
ramalan tetapi sebuah kemungkinan yang akan timbul di masa depan.
Menurut
Gill scenario planning dipakai
untuk memperbaiki atau mempertajam keputusan yang harus diambil saat ini yang
berdampak di masa depan. Berapa skenario yang harus dibuat? Sebanyak mungkin
yang kita dapat berpikir dengan kemungkinan yang akan terjadi. Namun pada
praktiknya nanti, dari sekian banyak skenario yang disusun akan mengkristal ke
satu skenario yang paling gamblang dengan tingkat probability terjadi paling tinggi dengan beberapa
analisa dan pertimbangan yang menyertainya.
Sementara,forecastlebih
detail dan memerlukan kepastian dan akurasi, maka skenario lebih menggali
faktor-faktor ketidakpastian yang mungkin terjadi. Skenario dipakai untuk
“menantang” perencanaan yang akan atau sedang disusun, agar tidak hanya membuat
perencanaan yang menyenangkan namun yang lebih pragmatis, realistis, akan
tetapi tidak/ bukan berarti menyerah terhadap keadaan, sebaliknya menjadikan
perencanaan lebih matang dan mengakomodasi berbagai kemungkinan dalam situasi
yang tersulit sekalipun.
Scenario
planning dimulai dengan hal yang makro dan mengerucut ke
mikro. Dari kemungkinan yang terjadi secara global, internasional, kemudian
kemungkinan regional dan akhirnya nasional: baik dalam bidang politik, ekonomi,
sosial budaya, teknologi, lingkungan alam, dan faktor lainnya yang membawa
pengaruh terhadap bidang di mana perusahaan kita terkait. Dari sekian banyak
kemungkinan dampak yang terjadi dalam berbagai aspek tadi itu,kita harus
memilih beberapa yang paling relevan,di mana perusahaan kita terkena dampaknya.
Dari
luar ditarik ke dalam, begitu kira-kira, bukan sebaliknya. Sumber informasi
begitu banyak tersedia, internet, televisi, surat kabar, majalah, dan buku-buku
selain dari lembaga- lembaga terkait yang biasa mengeluarkan semacam jurnal
yang dapat kita pergunakan informasi di dalamnya. Sebelum skenario dipakai
untuk “menantang” forecast,
berbagai skenario yang dihimpun harus didebatkan dalam sebuah tim
yang menyusun skenario sehingga secara internal diterima.
Idealnya
skenario dibuat sebelum membuat forecast,
sehingga tim yang membuat forecast
tidak terlanjur membuat perencanaan yang sudah terlalu jauh dengan
asumsi-asumsi yang justru berbeda dengan skenario yang disusun. Jika
memungkinkan, tim yang membuat skenario tidak sama dengan tim yang membuat forecast, supaya saling meng-counter dengan tujuan
mempertajam,bukan untuk berdebat dan tetap dalam perbedaan.
Jika
tim yang membuat forecast
sama dengan yang membuat skenario, ada kecenderungan skenario yang
digali atau dibuat disederhanakan dan disesuaikan dengan forecast yang mereka lebih yakini,
atau lebih mudah dikerjakan. Membuat skenario bukanlah hal yang terlalu sulit,
bahkan setelah terbiasa akan merupakan sebuah tantangan menarik yang membuat
mereka, pribadi-pribadi yang duduk dalam tim,semakin tajam dalam menganalisa
dan ada kepuasan tersendiri ketika skenario yang dipresentasikan dapat mengubah
dan mempertajam forecast
yang sedang disusun. Sebuah perencanaan dengan skenario dan
perencanaan tanpa skenario akan berbeda hasilnya. Dan diharapkan, setelah
perencanaan dengan skenario tersusun rapi, maka yang menjalankan rencana akan
lebih merasa diperlengkapi dengan semua aspek dan kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar